agenda

Voor veel mensen is het bijhouden van hun agenda, een drama; een enorme puzzel! Hoe krijg je al die (last minute) afspraken ingepland in je toch al overvolle agenda? Wanneer heb je tijd om je afspraken voor te bereiden? Wanneer kun je die telefoontjes doen naar je klanten en leads en hoe kom je ook nog toe aan die taken die je assistente echt niet van je kan overnemen?

Je moet doen waar je goed in bent en ik kan me dan ook goed voorstellen dat je het beheren van je agenda een enorme klus vindt waar veel tijd in gaat zitten.  Tijd die je eigenlijk liever besteedt aan je bedrijf of aan die zaken waar jij energie van krijgt.

Diverse klanten hebben mij ingeschakeld om hun drukke agenda’s te managen. Ik zie het puzzelen met deze agenda’s echt als een uitdaging! En hoe fijn is het, als het inplannen van al die afspraken toch weer is gelukt! Puzzel gemaakt, doel bereikt!

Heb jij niet de luxe om een assistente in te schakelen om jouw agenda te beheren, lees dan vooral verder. Ik geef je tips waardoor je wellicht makkelijker je agenda kunt managen en weer grip krijgt op je tijd.

Tref je voorbereidingen:

1. Pak je jaaragenda en plan je vakanties / vrije weken. Je hebt je rust en ontspanning hard nodig als je het enorm druk hebt. Als deze weken vooruit staan gepland, zul je hier niet snel overheen gaan plannen.
2. Heb je alle feestdagen en dus vrije dagen al in je agenda staan? Ik moet eerlijk zeggen dat ik ook altijd twijfel of Goede Vrijdag nou wel of niet wettelijke vrije dag is. Wil je checken welke feestdagen, vrije dagen zijn? Check dan deze site.
3. Heb je je terugkerende afspraken voor het hele jaar in je agenda genoteerd? Het gaat dan bijvoorbeeld om wekelijkse / maandelijkse vergaderingen, marketingdagen, trainingsdagen, etc. etc. Plan ze vast in om uitstel en dus afstel te voorkomen.
4. Ben je 1 dag in de week vrij? Of misschien een halve dag? Plan deze dagen/dagdelen ook vast in je agenda. Deze dagen/dagdelen kunnen maar alvast geblokt zijn zodat je daar niet met andere afspraken overheen plant.

Voor elke afspraak:

1. Reis je veel? Zorg er dan voor dat je de dubbele tijd als reistijd aanhoudt wanneer je naar een afspraak gaat of ervan terugkomt. Niks is zo vervelend als gespannen in de auto of in het openbaar vervoer te zitten omdat je niet zeker weet of je wel op tijd bent voor je volgende afspraak. Met de spanning in je lijf volgende afspraak in gaan, is echt niet aan te raden.
2. Soms willen je klanten met spoed een afspraak, maar jouw drukke agenda laat dat vaak niet toe. Wat niet kan, kan niet. Probeer er achter te komen waarom er op korte termijn een afspraak gemaakt moet worden. Wellicht kun je je klant op een andere manier helpen door bijvoorbeeld een belafspraak in te plannen?
3. Probeer zoveel mogelijk gegevens van de afspraak te noteren in je agenda. Contactgegevens, bespreekpunten, locatie van de afspraak, etc.. Zo hoef je niet telkens op te zoeken wat er nu precies is afgesproken en dat scheelt je enorm veel tijd.
4. Zorg dat je voldoende uitwerktijd vrij hebt gemaakt in je agenda. Momenten om klanten/leads te bellen, offertes en/of overeenkomsten op te maken en overige taken te regelen. Je kunt deze tijd natuurlijk na je afspraak plannen, maar je kunt dit soort uitwerk / taakblokken ook al van te voren inplannen! In je jaarplanning bijvoorbeeld.

Als je deze tips in acht neemt, weet ik zeker dat je veel meer grip krijgt op je agenda en je werkweek.

Dan nog even dit; heb je een assistente die jouw agenda beheert, maar gaat het niet zoals jij dit wilt? Maak duidelijke afspraken met hem of haar. Stel grenzen, regel kaders. Hij/zij zal precies moeten weten hoe jouw ideale werkweek eruit ziet. Praat erover met elkaar. Het zal je een hoop frustratie en irritatie schelen.

Is jouw agenda enorm druk en heb je het overzicht niet meer? Neem dan gerust contact met me op. Dan onderzoek ik hoe jij weer grip krijgt op je agenda en daardoor je rust in je agenda (en je hoofd) krijgt.

Met virtuele groet!

Claudia ten Kleij