Als je agenda één grote puzzel is

Voor veel mensen is het bijhouden van hun agenda, een drama; een enorme puzzel! Hoe krijg je al die (last minute) afspraken ingepland in je toch al overvolle agenda? Wanneer heb je tijd om je afspraken voor te bereiden? Wanneer kun je die telefoontjes doen naar je klanten en leads en hoe kom je ook nog toe aan die taken die je assistente echt niet van je kan overnemen?

Je moet doen waar je goed in bent en ik kan me dan ook goed voorstellen dat je het beheren van je agenda een enorme klus vindt waar veel tijd in gaat zitten.  Tijd die je eigenlijk liever besteedt aan je bedrijf of aan die zaken waar jij energie van krijgt.

Diverse klanten hebben mij ingeschakeld om hun drukke agenda’s te managen. Ik zie het puzzelen met deze agenda’s echt als een uitdaging! En hoe fijn is het, als het inplannen van al die afspraken toch weer is gelukt! Puzzel gemaakt, doel bereikt!

Heb jij niet de luxe om een assistente in te schakelen om jouw agenda te beheren, lees dan vooral verder. Ik geef je tips waardoor je wellicht makkelijker je agenda kunt managen en weer grip krijgt op je tijd.

Tref je voorbereidingen:

  1. Pak je jaaragenda en plan je vakanties / vrije weken. Je hebt je rust en ontspanning hard nodig als je het enorm druk hebt. Als deze weken vooruit staan gepland, zul je hier niet snel overheen gaan plannen.
  2. Heb je alle feestdagen en dus vrije dagen al in je agenda staan? Ik moet eerlijk zeggen dat ik ook altijd twijfel of Goede Vrijdag nou wel of niet wettelijke vrije dag is. Wil je checken welke feestdagen, vrije dagen zijn? Check dan deze site.
  3. Heb je je terugkerende afspraken voor het hele jaar in je agenda genoteerd? Het gaat dan bijvoorbeeld om wekelijkse / maandelijkse vergaderingen, marketingdagen, trainingsdagen, etc. etc. Plan ze vast in om uitstel en dus afstel te voorkomen.
  4. Ben je 1 dag in de week vrij? Of misschien een halve dag? Plan deze dagen/dagdelen ook vast in je agenda. Deze dagen/dagdelen kunnen maar alvast geblokt zijn zodat je daar niet met andere afspraken overheen plant.

Voor elke afspraak:

  1. Reis je veel? Zorg er dan voor dat je de dubbele tijd als reistijd aanhoudt wanneer je naar een afspraak gaat of ervan terugkomt. Niks is zo vervelend als gespannen in de auto of in het openbaar vervoer te zitten omdat je niet zeker weet of je wel op tijd bent voor je volgende afspraak. Met de spanning in je lijf volgende afspraak in gaan, is echt niet aan te raden.
  2. Soms willen je klanten met spoed een afspraak, maar jouw drukke agenda laat dat vaak niet toe. Wat niet kan, kan niet. Probeer er achter te komen waarom er op korte termijn een afspraak gemaakt moet worden. Wellicht kun je je klant op een andere manier helpen door bijvoorbeeld een belafspraak in te plannen?
  3. Probeer zoveel mogelijk gegevens van de afspraak te noteren in je agenda. Contactgegevens, bespreekpunten, locatie van de afspraak, etc.. Zo hoef je niet telkens op te zoeken wat er nu precies is afgesproken en dat scheelt je enorm veel tijd.
  4. Zorg dat je voldoende uitwerktijd vrij hebt gemaakt in je agenda. Momenten om klanten/leads te bellen, offertes en/of overeenkomsten op te maken en overige taken te regelen. Je kunt deze tijd natuurlijk na je afspraak plannen, maar je kunt dit soort uitwerk / taakblokken ook al van te voren inplannen! In je jaarplanning bijvoorbeeld.

Als je deze tips in acht neemt, weet ik zeker dat je veel meer grip krijgt op je agenda en je werkweek.

Dan nog even dit; heb je een assistente die jouw agenda beheert, maar gaat het niet zoals jij dit wilt? Maak duidelijke afspraken met hem of haar. Stel grenzen, regel kaders. Hij/zij zal precies moeten weten hoe jouw ideale werkweek eruit ziet. Praat erover met elkaar. Het zal je een hoop frustratie en irritatie schelen.

Is jouw agenda enorm druk en heb je het overzicht niet meer? Neem dan gerust contact met me op. Dan onderzoek ik hoe jij weer grip krijgt op je agenda en daardoor je rust in je agenda (en je hoofd) krijgt.

Met virtuele groet!

Claudia ten Kleij

Comments

Share on activity feed

Powered by WP LinkPress

“Je moet gewoon beginnen!”

Zojuist sprak ik met een klant waar ik een tijdje geleden al mee had samen gewerkt.

“Claudia, kun je me helpen? Ik wil een nieuwe online training maken, maar ik heb geen idee hoe ik nu verder moet! Ik loop vast!”

Na haar een tijdje aan de telefoon te hebben gesproken, kwam ik erachter dat ze helemaal gereed was om haar training online te zetten.

Maar… ze was nog niet helemaal tevreden. Hier moest nog wat worden geschaafd, daar moest een andere afbeelding en zo nog een paar zaken waar ze nog niet geheel tevreden over was.
Maar… haar training moest zo snel mogelijk online!

Mijn antwoord: “Je moet gewoon beginnen! Zet ‘m gewoon online!” Ze hield zichzelf tegen door nog overal aan te willen schaven.

Ik zie het vaker bij ondernemers en het is een stukje onzekerheid. Ze willen alles perfect hebben voordat ze ermee de markt op gaan. En daardoor houden ze zichzelf tegen, want niet alles kan perfect zijn.
En de klant? Die merkt het “imperfecte” product niet op als imperfect! Maar als iets wat ze nodig hebben, als iets wat hun pijn weg neemt en hun verlangen vervult.

Hoe het afgelopen is met mijn klant? Zij heeft zichzelf eroverheen gezet en we hebben haar training online gezet. En daarna is ze verder gaan schaven en heeft ze afbeeldingen, waarvan ze het nodig vond, vervangen. 😉

 

Comments

Share on activity feed

Powered by WP LinkPress

Waarom een aanbeveling zo belangrijk is voor jouw bedrijf

Als Virtual Assistant werk ik voornamelijk vanaf mijn eigen kantoor aan huis en heb ik alleen contact met mijn klanten via mail, telefoon, WhatsApp, Facebook Messenger etc. etc..

Nieuwe klanten vinden mij op het internet (of via via); maar vooral via het internet doe ik mijn zaken. Het is dan ook erg belangrijk om een goede website te hebben en dat je Social Media kanalen op orde zijn. Maar wat misschien nóg belangrijker is, zijn de aanbevelingen van klanten waar je al mee hebt gewerkt of nog steeds mee werkt.

Vaak vraag ik na een tijdje samen te hebben gewerkt met mijn klant of ik ze mag uitnodigen voor een aanbeveling. Dat doe ik vooral via LinkedIn, het grootste online zakelijke netwerk ter wereld dat zich voornamelijk richt op professionals. Deze aanbevelingen plaats ik dan vaak door op mijn Social Media kanalen.

Als je bestaande klanten vertellen hoe tevreden ze zijn over jou, je werk en/of product, wekt dat vertrouwen bij je potentiële klant en zullen ze eerder geneigd zijn om contact met je op te nemen of je product aan te schaffen.

Plaats je aanbevelingen vooral ook prominent op je website; dat is uiteindelijk, naast je tevreden klanten, je grootste visitekaartje. Maar vergeet ook je Social Media Kanalen niet. Vooral Instagram groeit op het moment heel hard en daar kun je je testimonials heel netjes publiceren.

Een tijdje geleden kreeg ik een aanbeveling van één van mijn klanten, waar ik toch best al een paar jaartjes mee werk. En van haar reactie op mijn werk en functioneren, word ik echt heel erg vrolijk!

Meer weten over het belang van testimonials? Laat het me weten en ik help je graag verder.

Optimaal zoeken op content binnen LinkedIn

Wil jij optimaal kunnen zoeken op content binnen LinkedIn?

Zodra je gebruik maakt van de zoekmachine, krijg je de tab ‘content’ te zien waardoor je natuurlijk kunt zoeken in en op alles in LI, maar ook het onderscheid kunt maken door te zoeken in alleen vacatures, bedrijven, groepen, etc. etc.

Heel handig voor als je op zoek bent naar een nieuwe opdracht, vacature of een bepaald issue binnen jouw zoekgebied!

Hulp nodig? Ik kan je helpen! Laat het me dan vooral weten! 😀

Help! Waar gaat al mijn tijd naar toe?

Als ondernemer kun je het gevoel hebben het ontzettend druk te hebben, maar wanneer je vervolgens kijkt naar je declarabele uren, blijkt er iets niet te kloppen. Sijpelt er tijd weg? Word je afgehouden van je werk door bijv. sociale media of mails die binnen komen? Je zegt nieuwe opdrachten af, want je kunt het er niet meer bij hebben. Maar is dat echt wel zo?

Heb je je uren wel eens bijgehouden? Zowel de declarabele uren, als je niet declarabele uren? Zo krijg je meteen inzicht in je urenbesteding (en de belastingdienst wordt daar ook weer vrolijk van. Denk aan je urencriterium: minimaal 1225 uur per kalenderjaar).

Eerder schreef ik al eens een artikel over toggl.com; wat mij betreft de beste tool om je uren te registreren. Klik hier voor meer informatie.

En mocht het nou zijn, dat je het inderdaad hartstikke druk hebt met zaken (boekhouding, social media, je website, afspraken maken, e-mails beantwoorden, etc.) waar je je tijd eigenlijk niet aan wilt besteden omdat je je wilt bezig houden met je eigen vak? Dan zou je er eens aan kunnen denken om een Virtual Assistant in te schakelen. 😉

Call to Action button in Facebook

call to actionWanneer je een Event, lezing of Webinar promoot via de diverse Social Media, mag je zeker ook Facebook* niet vergeten. Je wijzigt je omslagfoto, voegt daar een Call to Action in en zorgt ervoor dat wanneer mensen op je omslagfoto klikken een link krijgen te zien in de beschrijving van je foto die verwijst naar de mogelijkheid tot een aanmelding of registratie van hetgeen dat je promoot.

Facebook heeft nu een knop toegevoegd op je omslagfoto, die je bezoekers in actie gaat zetten. Deze knop is zodanig te bewerken dat je zelf kunt kiezen wat voor een knop je wilt hebben. Denk aan een ‘Boek nu’ button voor deelname aan een Event of aan een ‘Registreer’ button wanneer mensen zich willen aanmelden voor je E-zine of weggever.

Wanneer je de button gaat bewerken, kun je aangeven dat mensen moeten worden doorverwezen naar je website, waarop ze zich dan kunnen aanmelden of ze je Facebook nou bekijken via computer, tablet of telefoon. Zorg er dus voor dat je website compatibel is voor je telefoon!

Rechts op de pagina kun je zien hoe vaak mensen hebben geklikt op je ‘Call to Action’-button.

Het is een goede aanvulling om mensen op deze manier zich te laten registreren voor bijv. je E-zine of een ‘plekje’ te boeken op je Event of Webinar.

Kom je er niet uit of heb je vragen? Stel ze gerust!

*Let op, dit gaat over de zakelijke Facebook pagina. Op je persoonlijke Facebook pagina, zal je deze knop niet vinden!

 

Het onthouden van gebruikersnamen en wachtwoorden: LastPass

password-397653_1920Ik heb veel gebruikersnamen en wachtwoorden voor diverse websites en programma’s voor mezelf, maar ook nog voor die van mijn klanten. Ook voor hen is het een probleem om al deze inloggegevens te moeten onthouden. Je kunt alles in een document zetten, maar handig en veilig is het niet.

Mij wordt vaak nog steeds gevraagd, hoe ik al dat soort gegevens bewaar of onthoud. Ik heb maar één oplossing. Lastpass!!

Lastpass is een wachtwoordmanagementsysteem. Je hoeft maar één gebruikersnaam en één wachtwoord te onthouden en je bent klaar om aan het werk te gaan. En het mooiste is; het is gratis en het werkt en synchroniseert je gegevens op je computer, laptop, tablet en zelfs op je telefoon (deze laatste is niet gratis).

Hoe het werkt lees je hier.

Succes!

Facebook berichten inplannen met een zo groot mogelijk bereik

Facebook werkt met een zogenaamde Facebook Edgerank. Wanneer je een bericht plaatst met een tool van derden, dan krijg je minder punten omdat het bericht ‘niet echt is’.
Jij bent niet degene die het bericht plaatst. Dat doet in dit geval die externe tool voor je. Gevolg? Minder bereik. Facebook laat je bericht dan aan minder mensen zien.
 
Gebruik dus de tools die Facebook zelf aanreikt om berichten in te plannen om een zo goed mogelijk bereik te hebben voor je bericht.

Witregels voorkomen in je tekst op je wordpress website

Hoe voorkom je een witregel in je tekst op je WordPress website?

Wanneer je op een pagina of in je blog op je WordPress website op de <enter> toets klikt, zul je zien dat er automatisch een nieuwe paragraaf wordt opgenomen met bijbehorende witruimte.
Maar eigenlijk wil je gewoon dat een nieuwe zin of tekst op de volgende regel begint zonder dat er een witregel verschijnt.

Gebruik hiervoor dan de toetsencombinatie Shift + Enter. Dan voorkom je de extra witregel.

Hoe verwijder je een Facebook groep

Gisteren kreeg ik van mijn klant de vraag: “Hoe kan ik een Facebookgroep verwijderen?”

Een Facebookgroep is dé plek voor deelnemers van de door jou georganiseerde challenge of online training. Ze kunnen hierin hun voortgang tonen, maar ook sparren en/of vragen stellen aan elkaar (en aan jou).
Wanneer zo’n Facebookgroep niet meer nodig is en je deze wilt verwijderen, hoe doe je dat dan?

> Eerst zorg je ervoor dat je alle deelnemers verwijdert uit de Facebookgroep. Zeker als het hier om een groep met veel deelnemers gaat, heb je hier nog een hele klus aan. 🙂

> Daarna verlaat jijzelf, als beheerder, de groep. Je zult dan de melding krijgen van Facebook dat wanneer jij de groep ook verlaat, deze wordt verwijderd. Wanneer je dit bevestigt, is de hele Facebookgroep opgeheven en nergens meer terug te vinden.