Vakantietijd; Hoe blijft jouw bedrijf in de lucht?

Het is weer zover; de zomervakantie komt eraan. Deze week hebben de kinderen in het noorden vrij gekregen, volgende week is het zuiden aan de beurt.

Een tweetal klanten van mij zijn nu op vakantie; de één is met haar gezin naar Frankrijk, de ander met haar man naar Zeeland. En ik hoop dat ze enorm genieten van hun vakantietijd en de quality time die ze nu hebben met hun kinderen en hun partner. Aan de foto’s te zien die ik tegen kom op de diverse Social Media kanalen, komt dat helemaal goed.

Maar hoe doe jij dat, als Zelfstandig Professional? Gaat jouw bedrijf offline of heb jij iemand die de zaken voor jou waarneemt? En laat je dat dan over aan een collega maak je hiervoor gebruik van de diensten van een Virtual Business Assistant?

Door jouw bedrijf online te houden en te zorgen dat er iemand is die voor jou de zaken waarneemt, voelen jouw klanten zich niet ‘verloren’. Zéker als je ZZP’er bent en jij in het dagelijks leven ondernemers coacht is het heel belangrijk dat er iemand is waar jouw klanten op terug kunnen vallen, op zowel administratief vlak als wanneer er calamiteiten zijn.

Want jij wilt ook gewoon lekker vakantie kunnen vieren met jouw partner en/of kinderen en/of familie en je goed kunnen ontspannen zodat je ná je vakantie weer vol bruisende energie aan de slag kunt, wetende dat alle zaken rondom je bedrijf, gewoon door zijn gegaan.

Mijn vraag is dus; hoe heb jij dat dit jaar geregeld? Laat het me weten, ik ben benieuwd!

Fijne dag of misschien wel een fijne vakantie! 😉

PS: Gaat jouw bedrijf wel offline in de vakantie? Neem dan eens geheel vrijblijvend contact met me op. Dan kunnen we overleggen hoe en of ik iets voor je kan betekenen!

Kan Trello jou helpen bij het verzamelen van praktische zaken en afspraken met jouw cliënten?

Ken jij Trello al? Oorspronkelijk is het dé tool om projecten mee te kunnen managen waar je met meerdere mensen aan werkt of het overzicht te kunnen houden.

Je kunt Trello zien als een groot prikbord en op dat prikbord maak je aparte lijsten (bijv. ‘to do’, ‘mee bezig’, ‘gedaan/afgerond’). Daaronder hang je memo’s met taken en activiteiten. Zo houd je alle to do’s overzichtelijk bij, wijs je deze toe aan bijv. je collega’s en houd je in de gaten wat de statussen zijn van de diverse activiteiten en taken.

Maar… wist je dat je er nog veel meer zaken mee kunt managen? Je kunt deze tool ook gebruiken als een groot ‘to do’- bord, zowel privé, als zakelijk. Trello biedt een keur aan mogelijkheden! Maar.. ben je vooral op zoek naar structuur, dan is Trello de uitkomst!

Wist je dat je Trello ook kunt gebruiken om praktische zaken en afspraken met jouw cliënten te verzamelen?

Ik werk de laatste jaren veelal samen met coaches die veel cliënten hebben, over het gehele land verspreidt. Als Virtual Assistant maak ik afspraken met deze cliënten, die vaak een traject afnemen waardoor ik dus ook het aantal afspraken in een traject dien bij te houden. Diverse praktische zaken en afspraken dus, die belangrijk zijn en bijgehouden dienen te worden.

Trello biedt hiervoor de oplossing! Elke cliënt heeft een kaart in Trello met hierop praktische gegevens als contactgegevens, maar ook hoeveel afspraken er gemaakt dienen te worden, hoeveel er nog open staan in een traject, etc. Wanneer de coach en ik willen communiceren over een cliënt (omdat een cliënt wilt wachten met een afspraak of de gemaakte afspraken veranderen) kunnen we elkaar in Trello hiervan op de hoogte brengen. Zo blijven gegevens van een cliënt gegroepeerd en hoeft er nooit teruggezocht te worden in bijv. je Inbox naar wat er ook weer was afgesproken. De uitkomst!!

Wil jij meer weten over Trello? Kan ik je ergens bij helpen? Laat het me dan gerust weten.

“Je moet gewoon beginnen!”

Zojuist sprak ik met een klant waar ik een tijdje geleden al mee had samen gewerkt.

“Claudia, kun je me helpen? Ik wil een nieuwe online training maken, maar ik heb geen idee hoe ik nu verder moet! Ik loop vast!”

Na haar een tijdje aan de telefoon te hebben gesproken, kwam ik erachter dat ze helemaal gereed was om haar training online te zetten.

Maar… ze was nog niet helemaal tevreden. Hier moest nog wat worden geschaafd, daar moest een andere afbeelding en zo nog een paar zaken waar ze nog niet geheel tevreden over was.
Maar… haar training moest zo snel mogelijk online!

Mijn antwoord: “Je moet gewoon beginnen! Zet ‘m gewoon online!” Ze hield zichzelf tegen door nog overal aan te willen schaven.

Ik zie het vaker bij ondernemers en het is een stukje onzekerheid. Ze willen alles perfect hebben voordat ze ermee de markt op gaan. En daardoor houden ze zichzelf tegen, want niet alles kan perfect zijn.
En de klant? Die merkt het “imperfecte” product niet op als imperfect! Maar als iets wat ze nodig hebben, als iets wat hun pijn weg neemt en hun verlangen vervult.

Hoe het afgelopen is met mijn klant? Zij heeft zichzelf eroverheen gezet en we hebben haar training online gezet. En daarna is ze verder gaan schaven en heeft ze afbeeldingen, waarvan ze het nodig vond, vervangen. 😉

 

Comments

Share on activity feed

Powered by WP LinkPress

Help! Mijn website is zo traag!!

En dan kom je er opeens achter dat je website zo ongelooflijk traag is. Of nog erger, je (potentiële) klanten kijken op je website en het laden van alleen al je homepage duurt zo lang, dat ze afhaken en je website weg klikken.

Heb je wel eens bedacht hoe ‘groot’ de afbeeldingen op je website zijn? Denk dan niet aan de grootte van de afbeelding (lengte x breedte) maar aan het bestandsformaat!
Je afbeeldingen moeten helder en scherp overkomen op je website. Dat zou een reden kunnen zijn om een afbeelding met een zo groot mogelijk bestandsformaat te gebruiken. Maar helaas komt dat niet ten goede aan de snelheid van je website.


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


De oplossing!

Er zijn diverse online tools om je afbeelding mee te verkleinen, waardoor je dit probleem niet meer tegen komt.

Ik wens je veel succes met het verkleinen van je afbeeldingen. Heb je nog vragen? Laat het me dan gerust weten!

Privacy Badger

Ik vind mijn privacy op het internet erg belangrijk en ik wil zelf in de hand hebben wat mensen over mij en mijn bedrijf mogen weten. De laatste tijd zijn de bedrijven die je volgen m.b.v. trackers wel erg vaak in het nieuws, denk aan Facebook, Google, etc..
Als je surft op het internet, wordt je op elke website standaard (!) gevolgd door Google, diverse sociale netwerken en advertentienetwerken die m.b.v. de zogenaamde ‘trackers’ je surfgedrag verzamelen om vervolgens advertenties aan jou te laten zien op de websites die je bezoekt.

Nu kun je natuurlijk stoppen met het gebruiken van Facebook, Instagram en/of Whatsapp (dé apps waar Facebook eigenaar van is en ze jouw gegevens vandaan halen) maar er zijn meer manieren je te helpen met je internetprivacy.

Wanneer je met Google Chrome of Firefox surft op het internet, zou je De Privacy Badger kunnen installeren. Deze tool bekijkt op elke webpagina welke trackers hij kan uitschakelen, zonder dat jij daar last van hebt.
Het werkt automatisch, je hoeft er niks voor te doen en je hebt er geen last van én het werkt vooral snel!

Na installatie van de Privacy Badger, krijg je een rondleiding door de toepassing en kun je met meer privacy surfen over het web.

Privacy Badger is gemaakt door het EFF, een non-profit organisatie voor privacy.

 

Help! Waar gaat al mijn tijd naar toe?

Als ondernemer kun je het gevoel hebben het ontzettend druk te hebben, maar wanneer je vervolgens kijkt naar je declarabele uren, blijkt er iets niet te kloppen. Sijpelt er tijd weg? Word je afgehouden van je werk door bijv. sociale media of mails die binnen komen? Je zegt nieuwe opdrachten af, want je kunt het er niet meer bij hebben. Maar is dat echt wel zo?

Heb je je uren wel eens bijgehouden? Zowel de declarabele uren, als je niet declarabele uren? Zo krijg je meteen inzicht in je urenbesteding (en de belastingdienst wordt daar ook weer vrolijk van. Denk aan je urencriterium: minimaal 1225 uur per kalenderjaar).

Eerder schreef ik al eens een artikel over toggl.com; wat mij betreft de beste tool om je uren te registreren. Klik hier voor meer informatie.

En mocht het nou zijn, dat je het inderdaad hartstikke druk hebt met zaken (boekhouding, social media, je website, afspraken maken, e-mails beantwoorden, etc.) waar je je tijd eigenlijk niet aan wilt besteden omdat je je wilt bezig houden met je eigen vak? Dan zou je er eens aan kunnen denken om een Virtual Assistant in te schakelen. 😉

Het onthouden van gebruikersnamen en wachtwoorden: LastPass

password-397653_1920Ik heb veel gebruikersnamen en wachtwoorden voor diverse websites en programma’s voor mezelf, maar ook nog voor die van mijn klanten. Ook voor hen is het een probleem om al deze inloggegevens te moeten onthouden. Je kunt alles in een document zetten, maar handig en veilig is het niet.

Mij wordt vaak nog steeds gevraagd, hoe ik al dat soort gegevens bewaar of onthoud. Ik heb maar één oplossing. Lastpass!!

Lastpass is een wachtwoordmanagementsysteem. Je hoeft maar één gebruikersnaam en één wachtwoord te onthouden en je bent klaar om aan het werk te gaan. En het mooiste is; het is gratis en het werkt en synchroniseert je gegevens op je computer, laptop, tablet en zelfs op je telefoon (deze laatste is niet gratis).

Hoe het werkt lees je hier.

Succes!

Systeem voor je urenregistratie

Als Virtual Assistant doe ik ongelooflijk veel voor mijn klanten. S’avonds weet ik dat ik een drukke dag heb gehad, maar waar heb ik nou precies mijn tijd aan besteed?

togglAl een paar jaar gebruik ik hiervoor Toggl. Toggl is een urenregistratie tool waarmee je ook met teams kan werken (maximaal 5 personen). Deze uiterst overzichtelijke tool houdt op de seconde nauwkeurig een tijdregistratie bij. Aan het einde van de dag, week, maand, zelfs een jaar kan ik door middel van overzichten en statistieken zien aan welke projecten en/of voor welke klanten ik heb gewerkt.
Toggl is eigenlijk maar één grote knop. Na het aanklikken hiervan, gaat de tijd lopen, als je pauze neemt, voor een andere klant of aan een ander project gaat werken of het is het einde van je werkdag, klik je de knop aan en stopt je urenregistratie. Daarnaast kan je ook aangeven wat je nu precies gedaan hebt voor je klant / project.

Ideaal dus en ik zou niet meer zonder kunnen. Toggl gebruik je op het web door in te loggen met je gebruikersnaam en wachtwoord, maar is ook beschikbaar als extensie in bijv. Google Chrome, als desktopversie voor Windows en Mac en beschikbaar als app op je smartphone, tablet en laptop. Ook is deze tool offline beschikbaar. Zodra je weer internetverbinding hebt, wordt alles weer gesynchroniseerd.

Voor mij werkt de basisversie prima, maar Toggl is ook beschikbaar in een pro-versie waardoor je betaalde en niet betaalde uren kan registreren. Wil je dus meer functionaliteit en met grotere teams werken dan 5 personen, kies dan voor de pr0-versie van 5 dollar per maand per gebruiker.