claudiatenkleij, auteur op

Het onthouden van gebruikersnamen en wachtwoorden: LastPass

claudiatenkleij 9 december 2022 Online Tools, VA Tip

Ik heb veel gebruikersnamen en wachtwoorden voor diverse websites en programma’s voor mezelf, maar ook nog voor die van mijn klanten. Ook voor hen is het een probleem om al deze inloggegevens te moeten onthouden. Je kunt alles in een document zetten, maar handig en veilig is het niet.

Mij wordt vaak nog steeds gevraagd, hoe ik al dat soort gegevens bewaar of onthoud. Ik heb maar één oplossing. Lastpass!!

Lastpass is een wachtwoordmanagementsysteem. Je hoeft maar één gebruikersnaam en één wachtwoord te onthouden en je bent klaar om aan het werk te gaan. En het mooiste is; het is gratis en het werkt en synchroniseert je gegevens op je computer, laptop, tablet en zelfs op je telefoon (deze laatste is niet gratis).

Hoe het werkt lees je hier.

Succes!

Storingen en geen communicatie; hoe manage jij de verwachtingen van je klant?

claudiatenkleij 30 oktober 2022 Personal Virtual Assistent, VA Tip

Een paar maanden geleden had een E-mailprovider last van een kwaadaardige DDOS-aanval. Enorm vervelend natuurlijk voor deze provider, maar zéker ook voor hun klanten.

Eén van mijn klanten maakte gebruik van de diensten van deze E-mailprovider en had ook problemen. Flinke problemen! Door de DDOS-aanval waren servers overbelast en ontving mijn klant geen e-mail meer. Maar dan ook helemaal niks meer.

Enorm frustrerend natuurlijk en als je elke dag inlogt op je webmail om te zien dat de storing er nog steeds is, kost dat een hoop tijd, energie en zéker ook geld. Want… welke mails mis je nu? Zit daar iets belangrijks tussen? Mails van nieuwe klanten? Mails van bestaande klanten die jij zo goed mogelijk wilt bedienen?

Uiteindelijk vond ik een oplossing om de nieuwste mails door te laten sturen naar een Gmail account, maar wat er al was ontvangen op de server kwam niet door en konden we niet inzien.

De site storingen .nl stroomde vol met klachten van mensen. De E-mailprovider communiceerde namelijk helemaal niets over hun problemen op hun website. De klantenservice was telefonisch niet bereikbaar en op ingestuurde tickets werd al helemaal niet gereageerd.

Eén en ander heeft een dikke twee weken geduurd en toen heeft mijn klant besloten over te stappen naar een andere provider. Eentje die de klantenservice (ook in tijden van problemen) wel op orde had.

Hoe belangrijk is het dus om de verwachtingen van je klant te managen en bereikbaar te zijn bij problemen. Je communicatie op orde te hebben! Je wilt toch niet dat je klant op zoek gaat naar een ander? Nog niet gesproken over de (slechte) reputatie die je opbouwt, want jouw verloren klant zal jou nooit aanraden bij collega’s, kennissen, etc..

Problemen komen wel eens voor maar het is de kunst hoe je hiermee omgaat. Je klant tevreden te houden en alles eraan te doen om problemen op te lossen. Laat het zien aan je klant; dan kweek je begrip. Maar blijf vooral communiceren!

Hartelijke groet,

Claudia ten Kleij – Virtual Assistant voor vrouwelijke ondernemers met volle agenda’s.

Wat als het tegen zit?

claudiatenkleij 17 september 2022 Personal Virtual Assistent

Deze foto liet ik een tijdje geleden maken bij mijn fotograaf. Omdat mijn klanten wel eens het gevoel hebben wat ik hier laat zien; dat niks werkt, dat je té lang ergens mee bezig bent, terwijl je je veel liever bezig houdt met dát wat jou vrolijk maakt of dat het gewoon je dag niet is.

Na het heerlijke warme en zonnige weekend waar we van hebben kunnen genieten begon de dag vanmorgen donker en met regen. Ik houd niet van donker en regen; geef mij maar de zon en in ieder geval 20 graden. Zodat je je eerste kopje koffie lekker in de tuin kunt nemen om de dag rustig te starten.

Dus nadat ik met mijn zoon vanmorgen ben meegelopen naar school, schoof ik met mijn eerste bakje koffie achter mijn computer en startte deze op. Ik denk dat mijn computer ook het maandagmorgen gevoel had, want opstarten ging niet heel snel. Dus nog een keer opgestart en daarná nóg een keer. En op het moment dat ik dacht ‘laat maar!!’, startte mijn Outlook zonder morren op, mijn browser deed waar hij voor bedoeld is en mijn takenlijst van vandaag kwam tevoorschijn.

De zon begon te schijnen in mijn kantoor en het ‘laat maar!!!’ gevoel verdween als sneeuw voor de zon.

Wat doe jij als zoiets ‘eenvoudigs’ als het niet goed opstarten van je computer je overkomt? Of als je té lang ergens mee bezig bent omdat je denkt of vindt dat jij alleen dat werk kunt doen? Raak je dan gefrustreerd en geirriteerd waardoor het ‘zo’n dag’ wordt?

Ik zeg het vaker tegen mijn klanten; doe die klussen of dat werk waar jij vrolijk van wordt, waar je energie van krijgt en gooi de rest over de schutting van je assistente! Daar worden jij (en je assistente) vrolijker van!

Ben jij op zoek naar een assistente waar jij die ‘vervelende’ klussen aan af wilt geven? Ik heb weer tijd en een mooie (vrij lage) schutting 😉

Fijne werkweek!

Als je agenda één grote puzzel is

claudiatenkleij 14 augustus 2022 Agenda, VA Tip

Voor veel mensen is het bijhouden van hun agenda, een drama; een enorme puzzel! Hoe krijg je al die (last minute) afspraken ingepland in je toch al overvolle agenda? Wanneer heb je tijd om je afspraken voor te bereiden? Wanneer kun je die telefoontjes doen naar je klanten en leads en hoe kom je ook nog toe aan die taken die je assistente echt niet van je kan overnemen?

Je moet doen waar je goed in bent en ik kan me dan ook goed voorstellen dat je het beheren van je agenda een enorme klus vindt waar veel tijd in gaat zitten. Tijd die je eigenlijk liever besteedt aan je bedrijf of aan die zaken waar jij energie van krijgt.

Diverse klanten hebben mij ingeschakeld om hun drukke agenda’s te managen. Ik zie het puzzelen met deze agenda’s echt als een uitdaging! En hoe fijn is het, als het inplannen van al die afspraken toch weer is gelukt! Puzzel gemaakt, doel bereikt!

Heb jij niet de luxe om een assistente in te schakelen om jouw agenda te beheren, lees dan vooral verder. Ik geef je tips waardoor je wellicht makkelijker je agenda kunt managen en weer grip krijgt op je tijd.

Tref je voorbereidingen:

Pak je jaaragenda en plan je vakanties / vrije weken. Je hebt je rust en ontspanning hard nodig als je het enorm druk hebt. Als deze weken vooruit staan gepland, zul je hier niet snel overheen gaan plannen.
Heb je alle feestdagen en dus vrije dagen al in je agenda staan? Ik moet eerlijk zeggen dat ik ook altijd twijfel of Goede Vrijdag nou wel of niet wettelijke vrije dag is. Wil je checken welke feestdagen, vrije dagen zijn? Check dan deze site.
Heb je je terugkerende afspraken voor het hele jaar in je agenda genoteerd? Het gaat dan bijvoorbeeld om wekelijkse / maandelijkse vergaderingen, marketingdagen, trainingsdagen, etc. etc. Plan ze vast in om uitstel en dus afstel te voorkomen.
Ben je 1 dag in de week vrij? Of misschien een halve dag? Plan deze dagen/dagdelen ook vast in je agenda. Deze dagen/dagdelen kunnen maar alvast geblokt zijn zodat je daar niet met andere afspraken overheen plant.

Voor elke afspraak:

Reis je veel? Zorg er dan voor dat je de dubbele tijd als reistijd aanhoudt wanneer je naar een afspraak gaat of ervan terugkomt. Niks is zo vervelend als gespannen in de auto of in het openbaar vervoer te zitten omdat je niet zeker weet of je wel op tijd bent voor je volgende afspraak. Met de spanning in je lijf volgende afspraak in gaan, is echt niet aan te raden.
Soms willen je klanten met spoed een afspraak, maar jouw drukke agenda laat dat vaak niet toe. Wat niet kan, kan niet. Probeer er achter te komen waarom er op korte termijn een afspraak gemaakt moet worden. Wellicht kun je je klant op een andere manier helpen door bijvoorbeeld een belafspraak in te plannen?
Probeer zoveel mogelijk gegevens van de afspraak te noteren in je agenda. Contactgegevens, bespreekpunten, locatie van de afspraak, etc.. Zo hoef je niet telkens op te zoeken wat er nu precies is afgesproken en dat scheelt je enorm veel tijd.
Zorg dat je voldoende uitwerktijd vrij hebt gemaakt in je agenda. Momenten om klanten/leads te bellen, offertes en/of overeenkomsten op te maken en overige taken te regelen. Je kunt deze tijd natuurlijk na je afspraak plannen, maar je kunt dit soort uitwerk / taakblokken ook al van te voren inplannen! In je jaarplanning bijvoorbeeld.

Als je deze tips in acht neemt, weet ik zeker dat je veel meer grip krijgt op je agenda en je werkweek.

Dan nog even dit; heb je een assistente die jouw agenda beheert, maar gaat het niet zoals jij dit wilt? Maak duidelijke afspraken met hem of haar. Stel grenzen, regel kaders. Hij/zij zal precies moeten weten hoe jouw ideale werkweek eruit ziet. Praat erover met elkaar. Het zal je een hoop frustratie en irritatie schelen.

Is jouw agenda enorm druk en heb je het overzicht niet meer? Neem dan gerust contact met me op. Dan onderzoek ik hoe jij weer grip krijgt op je agenda en daardoor je rust in je agenda (en je hoofd) krijgt.

Met virtuele groet!

Claudia ten Kleij

Vakantietijd; Hoe blijft jouw bedrijf in de lucht?

claudiatenkleij 8 juli 2022 Online Tools

Het is weer zover; de zomervakantie komt eraan. Deze week hebben de kinderen in het noorden vrij gekregen, volgende week is het zuiden aan de beurt.

Een tweetal klanten van mij zijn nu op vakantie; de één is met haar gezin naar Frankrijk, de ander met haar man naar Zeeland. En ik hoop dat ze enorm genieten van hun vakantietijd en de quality time die ze nu hebben met hun kinderen en hun partner. Aan de foto’s te zien die ik tegen kom op de diverse Social Media kanalen, komt dat helemaal goed.

Maar hoe doe jij dat, als Zelfstandig Professional? Gaat jouw bedrijf offline of heb jij iemand die de zaken voor jou waarneemt? En laat je dat dan over aan een collega maak je hiervoor gebruik van de diensten van een Virtual Business Assistant?

Door jouw bedrijf online te houden en te zorgen dat er iemand is die voor jou de zaken waarneemt, voelen jouw klanten zich niet ‘verloren’. Zéker als je ZZP’er bent en jij in het dagelijks leven ondernemers coacht is het heel belangrijk dat er iemand is waar jouw klanten op terug kunnen vallen, op zowel administratief vlak als wanneer er calamiteiten zijn.

Want jij wilt ook gewoon lekker vakantie kunnen vieren met jouw partner en/of kinderen en/of familie en je goed kunnen ontspannen zodat je ná je vakantie weer vol bruisende energie aan de slag kunt, wetende dat alle zaken rondom je bedrijf, gewoon door zijn gegaan.

Mijn vraag is dus; hoe heb jij dat dit jaar geregeld? Laat het me weten, ik ben benieuwd!

Fijne dag of misschien wel een fijne vakantie! 😉

PS: Gaat jouw bedrijf wel offline in de vakantie? Neem dan eens geheel vrijblijvend contact met me op. Dan kunnen we overleggen hoe en of ik iets voor je kan betekenen!

“Je moet gewoon beginnen!”

claudiatenkleij 14 juni 2022 Online Tools, VA Tip, Wordpress

Zojuist sprak ik met een klant waar ik een tijdje geleden al mee had samen gewerkt.

“Claudia, kun je me helpen? Ik wil een nieuwe online training maken, maar ik heb geen idee hoe ik nu verder moet! Ik loop vast!”

Na haar een tijdje aan de telefoon te hebben gesproken, kwam ik erachter dat ze helemaal gereed was om haar training online te zetten.

Maar… ze was nog niet helemaal tevreden. Hier moest nog wat worden geschaafd, daar moest een andere afbeelding en zo nog een paar zaken waar ze nog niet geheel tevreden over was.
Maar… haar training moest zo snel mogelijk online!

Mijn antwoord: “Je moet gewoon beginnen! Zet ‘m gewoon online!” Ze hield zichzelf tegen door nog overal aan te willen schaven.

Ik zie het vaker bij ondernemers en het is een stukje onzekerheid. Ze willen alles perfect hebben voordat ze ermee de markt op gaan. En daardoor houden ze zichzelf tegen, want niet alles kan perfect zijn.
En de klant? Die merkt het “imperfecte” product niet op als imperfect! Maar als iets wat ze nodig hebben, als iets wat hun pijn weg neemt en hun verlangen vervult.

Hoe het afgelopen is met mijn klant? Zij heeft zichzelf eroverheen gezet en we hebben haar training online gezet. En daarna is ze verder gaan schaven en heeft ze afbeeldingen, waarvan ze het nodig vond, vervangen. 😉

Kan Trello jou helpen bij het verzamelen van praktische zaken en afspraken met jouw cliënten?

claudiatenkleij 11 mei 2022 Online Tools, VA Tip

Ken jij Trello al? Oorspronkelijk is het dé tool om projecten mee te kunnen managen waar je met meerdere mensen aan werkt of het overzicht te kunnen houden.

Je kunt Trello zien als een groot prikbord en op dat prikbord maak je aparte lijsten (bijv. ’to do’, ‘mee bezig’, ‘gedaan/afgerond’). Daaronder hang je memo’s met taken en activiteiten. Zo houd je alle to do’s overzichtelijk bij, wijs je deze toe aan bijv. je collega’s en houd je in de gaten wat de statussen zijn van de diverse activiteiten en taken.

Maar… wist je dat je er nog veel meer zaken mee kunt managen? Je kunt deze tool ook gebruiken als een groot ’to do’- bord, zowel privé, als zakelijk. Trello biedt een keur aan mogelijkheden! Maar.. ben je vooral op zoek naar structuur, dan is Trello de uitkomst!

Wist je dat je Trello ook kunt gebruiken om praktische zaken en afspraken met jouw cliënten te verzamelen?

Ik werk de laatste jaren veelal samen met coaches die veel cliënten hebben, over het gehele land verspreidt. Als Virtual Assistant maak ik afspraken met deze cliënten, die vaak een traject afnemen waardoor ik dus ook het aantal afspraken in een traject dien bij te houden. Diverse praktische zaken en afspraken dus, die belangrijk zijn en bijgehouden dienen te worden.

Trello biedt hiervoor de oplossing! Elke cliënt heeft een kaart in Trello met hierop praktische gegevens als contactgegevens, maar ook hoeveel afspraken er gemaakt dienen te worden, hoeveel er nog open staan in een traject, etc. Wanneer de coach en ik willen communiceren over een cliënt (omdat een cliënt wilt wachten met een afspraak of de gemaakte afspraken veranderen) kunnen we elkaar in Trello hiervan op de hoogte brengen. Zo blijven gegevens van een cliënt gegroepeerd en hoeft er nooit teruggezocht te worden in bijv. je Inbox naar wat er ook weer was afgesproken. De uitkomst!!

Wil jij meer weten over Trello? Kan ik je ergens bij helpen? Laat het me dan gerust weten.

Het leed dat (t)huiswerk heet.

claudiatenkleij 7 april 2022 Personal Virtual Assistent

We zitten nu al weer een paar weekjes in onze tijdelijke ‘intelligente lockdown’. Voor de lockdown was ik alleen thuis en aan het werk op mijn kantoor. De kinderen naar school, manlief buiten de deur aan het werk… Go with the flow! Routine, erg fijn!

En dan opeens… thuis blijven en 1,5 meter afstand. Ik hoef je natuurlijk niet te vertellen hoe de eerste week eruit zag van de quarantaine; iedereen vloog tegen de muren op, op zoek naar een routine, vooral niet in de val van de welbekende “sleur” terecht komen. Kinderen die opeens thuis aan hun huiswerk moesten maar ook een vakantiegevoel hadden, ik moest natuurlijk ook nog werken aan mijn opdrachten én zicht houden op het maken van het huiswerk.

Hoe doe ik dit??? Ik weet heel zeker dat er heel veel ondernemers waren en misschien nog wel zijn, die hier een oplossing voor moesten vinden. S ’avonds werken is een optie, maar is het de oplossing? En willen jouw klanten dit ook wanneer je communiceert met hun klanten?

Een onwerkbare maar ook onwerkelijke situatie. Om nog maar niet te spreken over alle ondernemers (ZZP’ers en bedrijven) die hun opdrachten zien teruglopen, projecten die ‘on hold’ worden gezet, de stress die dat met zich meebrengt, het domino effect wat op gang komt, want loopt het werk bij mijn klant terug dan dienen keuzes te worden gemaakt die ook betrekking hebben op de samenwerking met mij. Natuurlijk heel begrijpelijk maar ook totaal niet leuk.

Je kunt dan wel bij de pakken neer gaan zitten,maar wie schiet hier nou mee op? Totdat ik bedacht ‘misschien ook een heel mooi moment om te onderzoeken wat ik nu precies wil’. Even een pas op de plaats maken. Maakt het werk wat ik doe mij gelukkig, krijg ik hier nog steeds energie van en zijn de klanten die ik bedien nog steeds mijn ideale klanten? Nieuwe ideeën komen boven drijven, nieuwe plannen worden gemaakt.

Inmiddels zijn we een paar weken verder en alles en iedereen heeft zijn/haar plekje gevonden. Ik werk in de huiswerkpauzes van de kinderen, met name s’ morgens, zodat ik s’ middags alle tijd heb voor de kinderen en voor gezelligheid maar ook voor mezelf.

En toch bedenk ik me ook; wat als binnenkort de maatregelen worden versoepeld? Moeten we dan weer op zoek naar een werkbare situatie? We gaan het meemaken…

In de tussentijd maken we er gewoon het beste van, met overheidssteun of niet. Doe wat je kan doen, houd afstand 😉, geniet van je gezin, geniet van het leven en houd de moed erin. Ik weet zeker dat we dit allemaal te boven komen en dat we op een bepaald moment terug kijken en kunnen zeggen “Dat hebben we toch maar mooi geregeld met z’n allen”!

Help! Waar gaat al mijn tijd naar toe?

claudiatenkleij 19 juli 2021 Online Tools, VA Tip

Als ondernemer kun je het gevoel hebben het ontzettend druk te hebben, maar wanneer je vervolgens kijkt naar je declarabele uren, blijkt er iets niet te kloppen. Sijpelt er tijd weg? Word je afgehouden van je werk door bijv. sociale media of mails die binnen komen? Je zegt nieuwe opdrachten af, want je kunt het er niet meer bij hebben. Maar is dat echt wel zo?

Heb je je uren wel eens bijgehouden? Zowel de declarabele uren, als je niet declarabele uren? Zo krijg je meteen inzicht in je urenbesteding (en de belastingdienst wordt daar ook weer vrolijk van. Denk aan je urencriterium: minimaal 1225 uur per kalenderjaar).

Eerder schreef ik al eens een artikel over toggl.com; wat mij betreft de beste tool om je uren te registreren. Klik hier voor meer informatie.

En mocht het nou zijn, dat je het inderdaad hartstikke druk hebt met zaken (boekhouding, social media, je website, afspraken maken, e-mails beantwoorden, etc.) waar je je tijd eigenlijk niet aan wilt besteden omdat je je wilt bezig houden met je eigen vak? Dan zou je er eens aan kunnen denken om een Virtual Assistant in te schakelen. 😉

« Previous

Author: claudiatenkleij